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事业单位办公室行政管理工作探析

发表时间:2022/05/18 浏览:34次

刘志云

事业单位的办公运行离不开办公室的支持,它是单位形象的对外展示,发挥着综合协调的作用。目前,我国事业单位办公室行政管理中存在着一定的问题,不利于办公人员工作效率的提升以及行政管理工作的健康发展。本文对当前事业单位行政管理工作中存在的问题进行了列举并提出了一些政策建议,希望能为办公室行政管理工作的健康发展提供帮助。

在事业单位工作管理当中,办公室是一个全面综合的办事平台,它的主要职能包含进行业务接待,对文件进行处理等,是行政管理能力强弱的体现,代表着对外的整体形象。在实际管理当中,存在着相关制度不完善、人才短缺、团队合作能力欠佳等问题,需要进行调整优化。

一、新时期事业单位办公室行政管理工作的必要性

(一)促进事业单位改革与优化

据有关资料记录,我国事业单位有近130万家,职工至少有3000万人,规模非常大。事业单位运行所需的资金大部分或者完全由国家财政支持,是国家财政支出的重要组成部分。但是,很多事业单位自身的运作机制存在问题,比如定位不明确、政治事务不分、机制不灵活,甚至存在权力共享等。面对事业单位自身存在的问题和现状,相关负责人应该深刻认识到其中的问题,然后进行改革与优化,比如:明确年度目标,制定好年度规划,加强单位文化建设,完善奖惩机制,提升员工工作的积极性。

(二)推进事业单位的科学管理

在我国,事业单位充当着社会服务的角色,它是国家机关为实现社会福利而创办,或者是由其他组织机构等为从事教育、科技、文化、卫生等活动而创辦,由于事业单位管理缺乏科学性以及合理性,目前我国部分事业单位存在着人员过剩、人才缺乏、职能划分不明等问题,基于这些问题,实现事业单位办公室管理的科学性势在必行。事业单位办公室管理过程中,不应该直接照搬传统的办公室行政管理模式,应该推行科学管理,提升办公室管理质量和效率。

(三)有利于事业单位健康发展

贪污腐败问题是一个社会问题,在事业单位当中也不免有思想不正而做违法乱纪事情的人,所以,应该加强事业单位办公室管理工作,减少此类事件发生。事业单位应该加强对工作人员的思想教育,并且要严格按照法律、法规和章程来管理单位内大大小小的事物。相关监督部门,要认真履行监督职责,如若发现违法乱纪或者思想不正的行为,要根据相关规定进行处理,不断促进事业单位办公室管理健康发展。

二、办公室行政管理工作中存在的问题

(一)缺乏严格的行政管理制度

近些年我国经济发展迅速,并且经济体制发生了变化,为适应社会经济发展的需要,我国政府机构也随之进行了调整,并且调整规模较大,这使得办公室管理工作内容变得更加复杂,出现了很多弊端和漏洞。事业单位办公室管理改革没有跟上社会经济体制以及政府改革的步伐,很多社区的服务人员工作效率较低,因此,办公室行政管理模式的不兼容导致了单位内部管理的漏洞,行政管理制度的缺失不利于事业单位的健康发展。

(二)人才短缺影响管理职能的发挥

事业单位办公室是一个综合事物型的平台,它涉及到的职能比较多,相对来说较复杂,不仅需要协调和多部门之间的工作联系,还要肩负起文件管理、保密管理、会议记录、监督、目标管理考核等工作职能。这对于员工的工作能力要求很高,既要有较强的业务能力还要有较高的综合素质,但是目前部分事业单位对于这样的人才比较缺乏。很多办公室管理人员对工作缺乏热情和主动性,很多事项的推进都比较被动,只是配合执行,员工缺乏积极进取和奋斗意识,需要多部门协作的事项很容易被搁置,处理完成耗时较久,这也造成了事业单位管理工作整体效率的低下。

(三)办公室作风建设存在的问题

办公室作风问题一直是一项难题,它长期存在且形式多样,主要有:事业单位办公室工作人员之间拉帮结派,对于工作比较懈怠,很多事项都不认真完成,只是敷衍了事,流于表面,还有的对于单位组织的学习培训等不认真参与,出现不学或者假学的情况。

事业单位应该加强对办公作风建设问题的管理,完善相关制度并要切实落实,不要因为办公作风问题拖累事业单位的科学健康发展。

(四)团队协作意识不强

前文提到,事业单位办公室是一个综合事物平台,它对于团队协作能力要求较高,很多工作事项都是需要各环节工作人员共同推进来实现,需要办公室工作人员具有较强的团结意识和责任感。但是,当前,很多事业单位的部分工作人员缺乏大局意识和团结友爱精神,自我意识较重,不利于团队协作管理的推进。

三、办公室行政管理工作的几点思考

(一)改变管理方式,提高服务意识

事业单位本身就是为帮助实现国家福利政策而创建,处理问题时,要着眼大局,不要拘泥于小部门或者个人的利益,同时也要意识到一个小团队的利益并牺牲整个团队的整体利益。因此,单位的决定和领导集体的决定必须认真履行,在工作对接中,保持良好的态度和耐心,在接待客户以及跨部门协作沟通中都要积极热情。所有工作的出发点和立足点必须放在整体形势和全局的高度上,这样我们才能正确处理关系的方方面面。单位办公室的行政管理应以单位的利益为基础,为社会服务,避免以管理为管理的理念。必须摒弃形式主义,追求实效;要严格控制财政支出,防止铺张浪费,注意勤俭节约;有必要根据单位的实际需要,选择合理灵活的方式。最高原则必须是单位的利益,消除不适当的管理模式。其次,要加强与实际情况的结合。事业单位行政人员的职业道德修养是提高本单位行政能力,培养其责任感和忠诚度,以身作则的基础。它在执行本单位的规章制度方面起主导作用,并成为一名能够了解该服务的办公室管理员。

(二)建立健全办公室行政管理制度

办公室作风问题的存在,主要与办公室管理制度不完善具有主要的关系,所以需要建立健全办公室管理制度。对于一些事项进行明确的规定和说明。对于违法乱纪的行为要进行严格的处罚和惩治,对于表现较好的的工作人员要进行表彰,适当给予现金奖励等。制度建立之后要切实落实,完善监督举报机制,加强工作人员之间的互相监督,保障新的办公室管理制度能够顺利推行。要提示工作人员的整体素质,从思想上杜绝不良作风的出现,切实保障办公室管理科学健康发展。

(三)不断提高事业单位团队的协作精神

事业单位办公室的工作是复杂的,每个人的工作任务与责任不仅相同。写作工作可以由部分职员独立完成,有些工作只能由大家共同完成。因此,对于我们应该注重如何提高办公室团队团结合作精神。只有良好的合作关系才能带来最大的利益。其次,办公室里有很多的工作,比如交流和收发。因此,在办公室工作中需要处理大量的日常繁琐任务,这也给很多办公室人员带来了挑战。同时,还需要加强学习和掌握办公室的工作,不仅要了解办公室的基本业务知识,而且还掌握单位的工作的进展和当前关键任务,真正处理所有事务和为人民服务。

(四)对管理方法创新,提高工作效率

办公室管理是否科学直接关系到管理系统是否能够协调运行,办公室工作内容混杂、联系广泛、工作量大,在新时期科学发展下,电子计算机也被广泛地应用到了办公室工作中。办公室自动化为办公信息采集、记录、文件传输和处理等都带来了便利,不仅工作效率显著提高,同时也让办公室从传统经验管理转变为现代科学管理。因此,事业单位领导应大量支持办公自动化流程,提高对办公室自动化的重视力度,工作人员也应该积极学习和掌握办公自动化技术,利用现代信息技术提高工作效率,如门户网站、QQ工作群、微信工作群等。

(五)建立相互学习与协作意识

事业单位综合办公室工作需要大家写作共同完成,因此工作人员要具备很强的团队写作一是,只有互相团结才能让工作任务保质保量的完成。工作人员必须树立大局意识,工作中做到相互学习,取长补短,团结一致,共同进步,密切合作,在工作之余还可以积极参加单位集体活动以营造出办公室乃至整个单位的良好工作氛围,打造出积极进取与团结奋进的队伍,这样才有利于促进事业单位的发展。

(六)对办公室岗位进行精细化分工

事业单位综合办公室的行政管理工作比较复杂,领导临時交代事项比较多,因此在实际的办公当中,办公室部分岗位均为随机设置,因而存在着岗位分工模糊、工作分配不到位、职权重叠、岗位衔接空白等问题,容易造成相互推诿责任、遇事不处理或者多人反复处理同一事务的情况,不仅浪费人力还造成资源浪费,大大降低了工作效率。针对上述情况,办公室各项任务与各个岗位必须详细梳理,按照行政管理工作实际对岗位进行合理设置与细化分工,明确岗位职责,保证岗位职责不出现重叠现象,不同岗位工作衔接顺畅,提高行政工作的时效性、针对性,全面提高行政管理工作的精细化水平。

四、结语

由此可见,行政管理对于事业单位而言是管理的核心内容,事业单位管理部门要求行政管理工作实施必须阔时到位,从而才能让既往管理中的混乱形象得到解决,达到提高管理效率、节约管理成本的目的,从而保证单位的稳定发展。事业单位办公室在面对新形势与新任务下,对工作也有了更高的要求,面临着新的挑战,办公室作为事业单位的中枢部门,必须梳理正确的工作理念,与时俱进,对管理方式方法不断创新,对办公行政管理体系不断完善,进而保证办公行政职能充分发挥,促进单位的稳步发展。

(作者单位:盐城工学院)

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